Для чего нужен корпоративный портал

Портал как инструмент формирования единого информационного пространства компании

Довольно часто возникает ситуация, когда компания имеет неверное представление о возможностях портальных решений. Тема это достаточно сложная даже для IT-компаний, которые профессионально занимаются построением порталов для заказчиков. Действительно, Microsoft, IBM и другие разработчики портальных

платформ в основном акцентируют внимание только лишь на технических аспектах платформы, отдавая бизнес-составляющую на откуп компаниям-внедренцам. В результате на стадии формирования требований к решению, что часто происходит до обращения к профессионалам, заказчик исходит из неверных предпосылок и часто бывает разочарован непомерно высокой ценой решения и большими сроками внедрения. Попробуем разобраться, каким образом можно снизить риски внедрения и получить удобный инструмент, который окажет положительное влияние на бизнес.

Внедрение портала в компании имеет некоторые отличительные особенности, на которых хотелось бы заострить внимание. Первая и, возможно, самая главная особенность заключается в том, что внедрение портала может происходить постепенно. Нет необходимости стараться сразу получить весь необходимый функционал в кратчайшие сроки. Внедрение можно легко разбить на несколько практически независимых этапов, что позволяет существенно снизить риски в случае, когда данное решение по каким-либо причинам не подходит.

Рассмотрим на примере возможные этапы внедрения портала.

1. Осознание необходимости в портальном решении. Компания понимает, что для дальнейшей успешной работы необходимо внедрение портального решения. Такая необходимость обычно возникает в одном или нескольких случаях, перечисленных ниже.

1. В компании накапливаются большие объемы информации. Большое количество времени сотрудников уходит на то, чтобы найти необходимую информацию. Сетевые папки на серверах, где хранятся документы, не устраивают слабыми возможностями поиска.
2. В компании исторически используется большое количество различных систем. Это могут быть как сторонние продукты, так и разработанными своими силами решения. Все решения работают обособленно и часто для того, чтобы найти информацию, приходится прибегать к помощи многих из них.
3. В результате развития информационных систем в компании часто возникают проблемы с доступом к различным системам. Например, в результате обновления версии решения, работающего через браузер, изменяется адрес, по которому осуществляется вход пользователей. Данную информацию IT-служба не доносит до конкретных пользователей. В результате получаем большое количество звонков в тех. поддержку с просьбой разобраться с возникшей проблемой входа. Сотрудники не могут работать с системой, IT-служба вынуждена решать проблемы пользователей.

2. Тестирование облегченной версии портала. Что касается корпорации Microsoft и ее портальной платформы SharePoint, то существует возможность использовать некоторые ограниченные возможности платформы в компании, не покупая полноценную версию решения. Речь идет о SharePoint Foundation 2010. Данный продукт не требует дополнительных финансовых затрат (кроме затрат на покупку оборудования), если в компании уже приобретены необходимые лицензии на Microsoft Windows Server. Фактически, SharePoint Foundation построен на той же кодовой базе, что и его старший брат, однако в нем отсутствуют очень многие реально полезные возможности полноценного портала. Сама корпорация Microsoft позиционирует данный продукт как возможность построения платформы для совместной работы и основу для построения приложений, использующих технологию тонкого клиента (веб-приложений). Продукт создан для небольших структур или отдельных подразделений, нуждающихся в дешевом решении для совместной работы, а также для пилотных внедрений. Данная версия не имеет ограничений по времени работы.

3. Установка пробной версии портала. Если возникла необходимость оценить реальные возможности полноценной версии портала, можно скачать пробную версию портала, правда она ограничена по времени использования – всего 180 дней, но, на наш взгляд, этого времени более чем достаточно для получения представления обо всех возможностях платформы. Нужно заметить, что существуют 2 версии SharePoint, не считая Foundation, стандартная и корпоративная, которые отличаются набором возможностей, точнее корпоративная версия предлагает некоторые дополнительные сервисы. Если есть сомнения в требуемой версии, то пробная версия как раз и поможет сделать правильный выбор с учетом требований конкретной организации.

4. Закупка необходимых лицензий. Для неограниченного использования полноценной версии портала необходимо приобрести соответствующие лицензии, причем существует 2 варианта лицензирования портала: серверная лицензия + лицензии клиентского доступа (наиболее распространенный вариант) или серверная лицензия, не требующая покупки лицензий клиентского доступа. Кроме того, SharePoint Server 2010 требует наличия Microsoft SQL Server, для которого также возможны различные варианты лицензирования. Заметим, что это первый пункт среди рассмотренных, который требует закупки каких-либо лицензий, причем к этому моменту компания может оценить преимущества, которые может дать использование портала.

5. Развитие портала. Нужно понимать, что SharePoint – это всего лишь платформа для построения специализированных решений на ее основе, которая предлагает базовые сервисы, такие как централизованное хранилище, полнотекстовый поиск, бизнес-процессы и многие другие, и которая требует грамотной первоначальной настройки и технической поддержки. Кроме того, для интеграции сторонних решений или каких-либо дополнительных возможностей, которые не обеспечиваются платформой, скорее всего потребуется закупка дополнительного программного обеспечения или разработка дополнительного функционала. SharePoint интегрируется со многими продуктами компании Microsoft. Среди них Microsoft Office 2010, Microsoft Lync Server, Microsoft Project Server 2010 и другие. Кроме того, существуют решения отдельных компаний, которые позволяют решать отдельные задачи компании.

Ценность портала. Заметим, однако, что ценность портала для организации в целом и для отдельных сотрудников в частности заключается, прежде всего, в информации, которую портал может предоставить, поэтому эффект от внедрения может появиться не сразу, а спустя некоторое, возможно, достаточно продолжительное время после внедрения.

Ссылки с дополнительной информацией

1. Сайт Microsoft, посвященный SharePoint 2010. Ссылка.
2. Детальное официальное сравнение версий SharePoint 2010 (к сожалению, только на английском языке). Ссылка.
3. Сравнение версий SharePoint 2010 на русском. Ссылка.
4. Информация по лицензированию SharePoint 2010. Ссылка.

Ссылки на дистрибутивы

1. Страница загрузки SharePoint Foundation 2010. Ссылка.
2. Страница загрузки пробной версии SharePoint 2010. Ссылка.